நிறுவனங்கள் கணிணி மயமாக்கப்பட்ட பிறகு அனைத்து பரிவர்த்தனை மற்றும் தகவல் பரிமாற்றங்கள் ஆன்லைனிலேயே நடக்கின்றன. தகவலை தெளிவாக சொல்வது, எப்போது யாருக்கு அனுப்பினோம் என்பதை தெரிந்துகொள்ள முடிவது, ஒரே நேரத்தில் பலருக்கு அனுப்ப முடியும் என்பது உள்பட பல சாதகங்கள் இருக்கின்றன. 

எனினும், ஒரு கட்டத்தில் வேலை செய்வதை விட மின்னஞ்சல்களுக்கு பதில் சொல்வதே பல நிறுவனங்களின் உயர் அதிகாரிகளுக்கு வேலையாக இருக்கிறது. அவர்களை போன்றவர்களுக்காக ‘கூகுள் ஸ்மார்ட் ரிப்ளை’ என்னும் சேவையை உருவாக்கி இருக்கிறது.

இந்த சேவை ஒருவருக்கு வரும் மின்னஞ்சல்களை படித்து அதற்கு ஏற்ப, மூன்று விதமான பதில்களை உங்களுக்கு கொடுக்கும். அதில் எந்த பதிலை அனுப்ப நினைக்கிறீர்களோ அதை அனுப்பலாம். அல்லது அந்த வாய்ப்பில் சில திருத்தங்கள் செய்வதாக இருந்தால் அதை செய்து அனுப்பலாம்.

சிறிய பதில் அனுப்ப இந்த சேவையை பயன்படுத்திக்கொள்ள முடியும். மெஷின் லேர்னிங் மற்றும் செயற்கை நுண்ணறிவை பயன்படுத்தி வரும் மெயில் படிக்கப்படுகிறது. பொதுவாக அனுப்பப்படும் 20,000 பதில்களை ஆராய்ந்து மூன்று வாய்ப்புகளை ஸ்மார்ட் ரிப்ளை கொடுக்கும். 

1. அந்த தகவல் என்னிடம் இல்லை.

2.அதற்காக வேலை செய்து கொண்டிருக்கிறேன்.

3. உடனடியாக அனுப்புகிறேன்.

மேலே உள்ள மூன்று பதில்களில் ஏதாவது ஒன்றை தேர்வு செய்து நேரடியாக அனுப்பலாம். அல்லது தேர்வு செய்த பதிலில் பயனருக்கு ஏற்றவாறு திருத்தங்களை செய்து அனுப்பலாம். இதன் மூலம் மெயிலை பயன்படுத்துபவர்களுக்கு நேரம் மீதமாகும் என்று கூகுள் தெரிவித்திருக்கிறது. 

ஒரு வருடத்துக்கு முன்பு இன்பாக்ஸ் (ஜிமெயிலின் மேம்படுத்தப்பட்ட வடிவம்தான் இன்பாக்ஸ்) என்னும் செயலியை கூகுள் அறிமுகப்படுத்தியது. அந்த செயலியை பயன்படுத்தும் தனிநபர்கள் மற்றும் கார்ப்பரேட்கள் இந்த ஸ்மார்ட் ரிப்ளை சேவையை இலவசமாக பயன்படுத்த முடியும்.